La facilitation visuelle des procédures en unité de reconstitution des cytotoxiques (URC)

Introduction
L’unité de reconstitution des cytotoxiques est encadrée par diverses procédures permettant une productivité et une sécurité optimale pour l’équipe. La connaissance des procédures se fait de façon aléatoire. Elle est réalisée en début de stage ou au moment de la réhabilitation des agents. Un audit auprès du personnel affecté à l’unité a été réalisé en 2021 montrant des divergences entre les connaissances acquises et celles demandées sur certains critères (DASRI, nettoyage de la salle..). Un brainstorming a été réalisé pour trouver la solution d’une information permanente sur les processus de l’unité.

Objectif
Création d’un outil pédagogique accessible à tous avec la méthode de la facilitation visuelle des procédures pour accroitre l’efficience de l’organisation de l’unité

Méthodes
La facilitation visuelle combine texte et structures visuelles émergentes ou déjà existantes. C’est un outil puissant d’accompagnement des dynamiques collectives et de la collaboration, qui permet de mettre en valeur les contenus élaborés, de visualiser des sujets complexes et de s’approprier les concepts abordés et ainsi stimuler l’intelligence collective. Celles-ci peuvent être inspirées de sites spécialisés (Sketchnotes, Signos…) afin d’harmoniser les schémas et permettre une compréhension universelle.
Nous avons converti certaines procédures relatives aux processus de l’unité grâce à cette méthode.

Résultats
Évolution en test de 5 procédures en facilitation visuelle qui sont les suivantes : la reconstitution d’un principe actif, la préparation des plateaux destinés à la fabrication des médicaments, la conduite à tenir en cas d’accident d’exposition d’un cytotoxique, d’élimination des déchets, de chimiothérapie non administrée. Le ratio entre le nombre de pages produites par cette méthode et le format institutionnel des procédures est de 1 pour 4 tout en gardant les mêmes informations.
Au niveau des professionnels, ce test montre différents atouts pour référencer ce type de document que sont la compréhension, l’accessibilité, la rapidité d’acquisition et la mémoire visuelle.
Pour le critère de l’accessibilité, en réduisant le nombre de pages, ces procédures modifiées peuvent être affichées de façon permanente et donc être consultées de façon plus aisée. Pour la mémoire visuelle, certains professionnels mémorisent plus facilement les données grâce à cette méthode.

Conclusion
Cette démarche apporte au niveau de l’unité une nouvelle perspective des processus en vigueur par rapport au format institutionnel de l’établissement. Les agents s’approprient plus facilement et de façon permanente les procédures grâce à une synthèse visuelle simple et ludique. Ces nouveaux formats seront à la base d’un livret d’accueil pour les nouveaux arrivants dans l’unité.
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