Black-out informatique (BOI) au sein d’une unité de préparation de chimiothérapie (CT) : comment faire face ?

Introduction
Au sein de notre centre hospitalier, l’ensemble du circuit des CT est dématérialisé et géré par le logiciel CHIMIO^®, avec un contrôle in Process par gravimétrie et lecture par data-matrix. Ce dernier permet de tracer toutes les étapes du circuit de CT de la prescription médicale à l’administration dans le service. Le stock, les durées et modes de conservation des produits et préparations, les protocoles de CT ainsi que les dossiers patients (DP) sont informatisés.
Bien que l’informatisation permet la sécurisation et la traçabilité du circuit, elle le rend vulnérable à un BOI.
L’objectif de ce travail est d’assurer la continuité des soins en cas de BOI grâce à un circuit de préparation alternatif et sécurisé.

Méthodes
Les étapes pouvant être impactées par un BOI ont été identifiées collégialement. Le bon fonctionnement en cas de BOI de la centrale de traitement d’air de la zone à atmosphère contrôlé ainsi que celui des isolateurs a été garanti par le service technique et le service biomédical.
Un nouveau circuit détaillé en cas de BOI a été élaboré et procéduré.
Les ressources matérielles et humaines nécessaires ont été définies. Un ordinateur et une imprimante dédiée ont été fournis. Une simulation de BOI a été réalisée au sein de l’unité de préparation de CT pour évaluer ce nouveau circuit.

Résultats
La procédure définie 5 zones de travail (ZT) impactées par un BOI : analyse pharmaceutique (ZT1), rédaction de la fiche de fabrication/étiquettes patient (ZT2), double contrôle pharmaceutique (ZT3), préparation (ZT4), libération (ZT5). Un mode opératoire pour chacune des zones a été rédigé.
Les éléments nécessaires en cas de BOI ont été définis : fiches de dilutions, thésaurus des dispositifs médicaux, fiches inventaires, ordonnancier et matériel bureautique.
Un fichier Excel^® contenant les données moléculaires et celles des préparations (stabilité, condition de conservation, mode opératoire et dispositifs nécessaires à la préparation) a été élaboré. Il permet de générer automatiquement sous format papier : fiche de fabrication, étiquettes, contre-étiquette, fiche de traçabilité du contrôle des étapes Z3 et Z5.
Des clés USB contenant les protocoles des CT, l’enregistrement quotidien des DP, le fichier Excel^® et les documents BOI sont disponibles.
Un binôme par isolateur est nécessaire : fabrication/double contrôle visuel et enregistrement des données.
La simulation a montré le bon fonctionnement du circuit BOI et a mis en évidence la nécessité de créé une procédure pour son déclenchement.

Conclusion
Ce travail d’anticipation permet d’assurer la continuité de soins et la sécurisation de notre production. Une simulation a plus grande échelle incluant les services de soins est prévue afin d’assurer une bonne coordination. La capacité maximale de production, la réintégration des DP et la génération du Fichcomp lors du retour à la normale sont en cours de définition.

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