Peut-on utiliser un système de contrôle vidéo de préparation pour la gestion de performance et le parcours de formation ?

Introduction
Le système de contrôle vidéo Drugcam^® (DC) a été installé en 2017 sur l’unité de Pharmacotechnie permettant d’assurer le contrôle des étapes des préparations des chimiothérapies.

Objectif
Évaluer DC comme outils de gestion de performance (nombre d’erreur et vitesse de réalisation) afin d’adapter le programme de formation des préparateurs (initiale et continue).

Méthode
Analyse descriptive des données brutes DC depuis janvier 2018. Pour chaque molécule préparée, un intervalle cible de vitesse de préparation a été déterminée (durée médiane ± 20%) puis chaque préparation a été identifiée (« normal » (appartenant à l’intervalle de vitesse), « lente », « rapide »). Le nombre d’erreurs identifiées par DC (flacon, prélèvement, conditionnement, étiquette) a été relevé permettant d’identifier chaque préparation (avec ou sans erreur). Une analyse complémentaire, en intégrant les indexations manuelles (IM) comme erreur a été réalisée. Les résultats ont été interprétés en fonction de l’ancienneté des préparateurs (PPH) à la manipulation avec DC.

Résultats
40236 préparations ont été réalisées par 17 préparateurs. Pour les PPH dont l’ancienneté allait de 4 à 21 mois, 43±2% des préparations effectuées par un PPH ont été réalisées avec une durée de préparation dans l’intervalle de vitesse « normal » (26±2% « rapide » ; 31±2% « lente »). En moyenne, 76±3% des préparations réalisées par un PPH ne comportaient pas d’erreurs identifiées par DC (77% réalisées à une vitesse normale, 71% lentement, 84% rapidement). En considérant les IM, 60±4% des préparations ont été classées sans erreurs (60% réalisées à une vitesse normale, 50% lentement, 72% rapidement).
Pour atteindre cette cible de performance, 3 mois sont nécessaires en moyenne.

Discussion
L’apprentissage de DC nécessite plusieurs mois pour atteindre un plateau de performance. Le parcours de formation a donc été adapté en conséquence.
Moins de la moitié des préparations ont été réalisées dans l’intervalle de temps cible. Les préparations classées « lentes » contrairement aux préparations « rapides » sont reliées à une proportion plus élevées d’erreurs et à un parcours de formation récent. L’étude du profil de ces erreurs nous a permis de mieux cibler et illustrer des points de la formation.
Près d’un quart des préparations ont été identifiées par DC comme possédant au moins une erreur. Ces erreurs sont de différentes natures : mauvaise détection, réelle erreur… Les IM sont une source d’erreur en tant que tel levant la sécurité de la reconnaissance automatisée. Par conséquent, il ne faut pas les négliger en restant attentif aux correctifs des sources d’IM (ex : défaut paramétrage) pouvant aboutir à une erreur de préparation par la levée de vigilance.

Conclusion
DC est un bon outil de gestion de performance. En effet, avec la mise en place d’indicateur, il permet de suivre le processus de production et adapter le plan de formation initiale et continue des PPH.

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