Synergie de l’approche Lean Management et de l’informatisation : Application au circuit de fabrication des mélanges de nutrition parentérale individualisée

Introduction
Depuis l’ouverture en 2019 d’un site unique regroupant l’ensemble des activités de reconstitution, le service de Pharmacotechnie s’est engagé pour chacun de ses process dans une démarche de Lean Management. L’objectif est d’améliorer, par anticipation, l’organisation de travail, la coordination et la transversalité en s’appuyant sur l’ensemble des équipes médicales. Nous décrirons cette démarche appliquée de manière originale à l’informatisation de notre circuit de fabrication des mélanges de nutrition parentérale (MNP) par le biais du logiciel BP’Prep.

Méthode
Une équipe formée au Lean de pharmaciens séniors et d’une préparatrice experte en MNP a été constituée. Un diagramme du processus du circuit complet des MNP a été détaillé a priori identifiant pour chaque étape : la localisation, les acteurs, les activités réalisées et l’analyse des risques correspondante. Une restitution au sein de cette équipe a été effectuée permettant des décisions collégiales.

Résultats
La modélisation du processus a permis d’identifier les points faibles du circuit et la mise en place des actions correctives : 1) repositionner chaque action dans le lieu le plus adéquat en réorganisant notre circuit afin d’optimiser le flux du personnel en décidant de l’emplacement des nouveaux ordinateurs dédiés au logiciel BP’prep et en évitant les déplacements inutiles dans notre unité ; 2) corriger les glissements de tâche permettant d’affecter la bonne personne, au bon endroit, et effectuant l’opération la plus appropriée à ses compétences ; 3) éliminer les étapes comme étant des doublons donc une perte de temps pour nos agents qui n’ajoutaient pas de valeur en terme de sécurité ni de qualité à nos MNP. Par ailleurs, la cartographie des risques a identifié des étapes critiques. Pour celles-ci, nous avons paramétré dans le logiciel des contrôles supplémentaires sous forme de pop-up afin d’augmenter la vigilance des agents. Enfin, vis-à-vis des interruptions de tâche potentielles entre le binôme préparateur en lien avec un manque de connaissances, des ajouts de documents (fiches réflexes) ont été intégrés au logiciel BP’prep qui se révèle ainsi être un excellent support à la formation des nouveaux agents.

Conclusion - Discussion
Dans une démarche d’amélioration continue et de recherche de fluidité du circuit, le Lean Management, par l’intermédiaire de ce diagramme du processus, nous a été d’une aide décisionnelle sur différents plans : ressources humaines, matériel à acquérir, optimisation du logiciel d’un point de vue sécuritaire mais également formateur. Le succès de cette réflexion en amont s’est ressenti dès le premier jour de l’utilisation du nouveau logiciel, associé à une satisfaction générale de l’équipe. Le déploiement de l’informatisation du circuit de nos préparations non stériles étant la prochaine étape, il nous semble indispensable d’appliquer de nouveau cette méthodologie au préalable.

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