Mise en place d’un outil informatisé de déclaration des non-conformités et de suivi des actions correctives dans une unité de préparation des chimiothérapies

C. Lhermitte1, J. Daupin1, R. Ali Saoucha1, R. Rousseau1, E. Caudron1,2 1 Service Pharmacie, Hôpital européen Georges Pompidou, AP-HP, Paris, France
2 Lip(Sys)2, Chimie analytique pharmaceutique, Université Paris Sud, Paris Saclay, Chatenay-Malabry, France

Objectif

Dans une démarche d’amélioration continue, un outil de gestion informatisée des non-conformités (NC) de l’unité de production et contrôle (UPC) a été développé sur le logiciel institutionnel de gestion documentaire Kaliweb®. Un bilan à 3 mois après la mise en place est présenté.

Méthode

A partir des précédentes fiches papier de déclarations des NC et de l’analyse préliminaire des risques de l’unité, un groupe de travail (2 pharmaciens, un interne, un préparateur en pharmacie (PPH) et un ingénieur qualité) a établi un cahier des charges pour la déclaration des NC axé sur l’accessibilité, l’ergonomie et l’extraction des données. Via un formulaire informatique, le déclarant identifie l’étape source de la NC et en cote la gravité et la fréquence, déterminant un score de criticité (1 ≤ C ≥ 3). Pour C ≥ 2, une alerte email est reçue par le pharmacien pilote du processus, pour un suivi informatisé avec création d’une fiche action et rétro-information au déclarant. Un tableau de bord permet le suivi de l’avancement des actions. Des formations de groupe ont été organisées et un bilan quantitatif à 3 mois réalisé.

Résultats

Au total, 21 personnes ont été formées et 91 NC déclarées du 13/04/2017 au 13/07/2017 (42 par les pharmaciens ou internes, 27 par les techniciens, 21 par les PPH et 1 par les agents hospitaliers), soit en moyenne 1,5 déclaration/jour ouvré. La source principale de NC est l’étape de fabrication (45 NC contre 29 en préfabrication et 17 en post-fabrication). 55 (60%) des NC sont de C ≥ 2 ; parmi elles 47 (85%) ont été traitées, entraînant 15 actions correctives (5 ressources documentaires, 2 formations, 5 révisions organisationnelles et 3 révisions de matériels et équipements).

Conclusion

Les nombreuses déclarations et actions correctives initiées témoignent du bon fonctionnement du système. Un bilan bimensuel permettra de pérenniser l’expérience et motiver l’équipe à la déclaration. Enfin, une étude de satisfaction est prévue pour améliorer l’outil.

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